Privacybeleid

Als sportclub hechten we veel belang aan een correct beheer en gebruik van jouw persoonlijke data. We doen er dan ook alles aan om ervoor te zorgen dat er niets misloopt. Uiteraard is niets op het wereldwijde internet écht 100% veilig, en daarom geven we toch graag wat inzichten over welke data we allemaal verwerken, wat we er mee doen, en even nog belangrijker – wat we er zeker niet mee doen.

Wie we zijn

Rugbyclub Leuven vzw is gevestigd in de Koetsweg 204 in 3010 Kessel-Lo, en is bekend in het register van vzw’s onder het nummer BE 0425 431 211. Ons website-adres is rugbyclubleuven.be. Je kan ten allen tijde de voorzitter of secretaris bereiken via mail, of je team manager.

Welke persoonlijke gegevens we verzamelen

Clubleden, coaches, vrijwilligers

Over onze clubleden hebben we uiteraard de meeste gegevens. Dat omvat onder andere de normale NAW gegevens (Naam, Adres, Woonplaats), telefoonnummers (vast en/of mobiel), je emailadres, … maar daarnaast ook een aantal persoonlijke kenmerken (geboortedatum en -plaats, burgerlijke stand, familie relaties, …) en je rijksregisternummer. Dat laatste is een verplichting van de overheid.

Daarnaast bezorgt elke speler die voor Rugbyclub Leuven (al dan niet in competitieverband) speelt een medisch attest aan de club waarop de medische geschiktheid vermeld staat.

Uiteraard bewaren we ook de financiële gegevens van een aantal categorieën (sponsors, coaches, vrijwilligers, clubkaarthouders, …) zodat we ook onze boekhouding correct kunnen verwerken.

Reacties

Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens getoond in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent om te helpen spam te detecteren.

Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien je dit gebruikt. De privacybeleidspagina kun je hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.

Media

Als je een geregistreerde gebruiker bent en afbeeldingen naar de site upload, moet je voorkomen dat je afbeeldingen uploadt met daarin EXIF GPS locatie gegevens. Bezoekers van de website kunnen de afbeeldingen van de website downloaden en de locatiegegevens inzien.

Contactformulieren

De gegevens die je ons meedeelt in de invulvelden van contactformulieren op deze website of op papier (bv. voor de rugby snuffelstages) houden we uiteraard bij. Afhankelijk van de aard van het formulier gebruiken we de door jouw verstrekte data om te kunnen uitvoeren wat je vraagt.

Cookies

Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of we je naam, je e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor jouw gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Indien je een account hebt en je logt in op deze site, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Dit cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra je je browser sluit.

Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 2 weken bewaard. Zodra je uitlogt van jouw account, worden login cookies verwijderd.

Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel wat je hebt bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.

Ingesloten inhoud van andere websites

Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, etc.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht.

Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.

Analytics

We houden bij welke pagina’s je bezoekt op deze site, hoe lang je op een bepaalde pagina blijft hangen, via welk type device je dat doet, via welke browser, … allemaal met één specifiek doel: het optimaliseren van je bezoek aan onze site. Het kan ook voorkomen dat

Waarom we die gegevens verzamelen

We gebruiken al die gegevens voor een vlot administratief en sportief beheer van RugbyClub Leuven.

Administratief kan dat gaan over onder andere ledenbeheer, het bijhouden een aanmaken van mailinglijsten, het beheer van de lidkaarten en cashless payments, leveranciersadministratie en sponsorbeheer, onze boekhouding, lijsten van donateurs, … .

Sportief beheer omvat onder andere de inrichting van onze trainingen, competitie en tornooi deelnames, organisatie van diverse evenementen, … .

We gebruiken deze gegevens ook om je surfervaring op deze website te optimaliseren, en voor bepaalde acties zetten we ook al ‘ns retargeting technieken in. Een beetje zoals je de advertenties van Coolblue of Zalando die je ziet verschijnen in je facebook timeline, maar dan véél minder gezien onze beperktere budgetten als sportclub 😉

Met wie we jouw data delen

Voor zover die strikt nodig zijn worden jouw gegevens gedeeld met Rugby Vlaanderen, Sport Vlaanderen, de F.B.R.B. (de Belgische Rugbybond), het bedrijf achter onze sportongevallenverzekering, en eventuele niet opgesomde partners ingeval die een noodzakelijke correlatie zijn voor de uitoefening van jouw lidmaatschap. We delen jouw gegevens in geen geval met derden.

Ben je een actieve speler of ouder van een minderjarige speler, dan kunnen jouw gegevens ook gedeeld worden met de sportieve staf van de club (trainers, coaches, team managers).

Hoe lang we jouw data bewaren

Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.

Voor gebruikers die geregistreerd op onze website (indien van toepassing), bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Website beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen, maar uit ervaring weten we dat die zich liever met andere dingen bezighouden.

Persoonlijke data van clubleden worden bewaard tot zolang dat nodig en/of interessant kan zijn voor de club. Nodig uiteraard voor de actieve spelers, interessant voor data van ex-spelers (we doen af en toe al ‘ns graag van reünie…).

Welke rechten je hebt over je data

Als je een account hebt op deze site of je hebt reacties achter gelaten, kan je verzoeken om een exportbestand van je persoonlijke data die we van je hebben, inclusief alle data die je ons opgegeven hebt. Je kan ook verzoeken dat we enige persoonlijke data die we van je hebben verwijderen. Dit bevat geen data die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligings doeleinden.

Waar we jouw data naartoe sturen

Reacties van bezoekers kunnen door een geautomatiseerde spamdetectie service geleid worden.